Opzioni Semplificate di Costo: uno strumento per migliorare l’attuazione dei fondi europei 2021 – 2027

di Salvatore Tarantino

Uno degli obiettivi dichiarati della Commissione Europea per l’attuazione delle politiche di Coesione nel nuovo ciclo di programmazione 2021-2027 è costituito dalla semplificazione delle procedure amministrative che sottendono alla spesa sui fondi. La semplificazione e la conseguente riduzione del carico amministrativo dovrebbero operare sia per i beneficiari dei fondi, sia per le AdG, le loro articolazioni funzionali e le altre autorità/organismi coinvolti nel processo di gestione, verifica e controllo dei programmi (Organismi Contabili, Autorità di Audit, Organismi Intermedi – OI).

La più rilevante modalità per il conseguimento degli obiettivi di riduzione del carico amministrativo connesso con i processi di attuazione è l’adozione e l’implementazione di Opzioni di Costo Semplificato (OSC), il cui uso viene robustamente ampliato dal nuovo Regolamento Disposizioni Comuni (Reg. (EU) 2021/1060, d’ora in avanti anche RDC), sino a renderne obbligatorio l’uso in alcuni specifici casi.

Le OSC rappresentano una modalità di riconoscimento dei rimborso ai Beneficiari che riduce in maniera effettiva e sostanziale il carico amministrativo per tutte le componenti del processo: dai beneficiari che vedono copiosamente ridotta la documentazione da produrre per il rimborso dei costi sostenuti rispetto alla tradizionale modalità di rendicontazione a costi reali, alle AdG e gli altri organismi preposti alle attività di controllo che, a fronte di uno sforzo di programmazione in sede di definizione dei dispositivi di attuazione, vedranno decrescere volume e dimensione dei controlli, sino alla Commissione Europea: tutti gli attori del sistema vedranno ridurre il proprio carico, migliorando altresì la qualità della spesa come attestato già a partire dal 2017 dalle relazioni annuali della Corte dei Conti europea.

Nel caso di applicazione delle OSC, la modalità di rimborso dei costi ammissibili di un’operazione si fonda sulla individuazione dei costi della stessa sulla base di un calcolo conforme a un metodo predefinito che fa riferimento alle realizzazioni (conseguite attraverso le attività in cui il progetto oggetto del sostegno è articolato), sui risultati o su altri costi chiaramente individuati in anticipo con riferimento a un importo per unità o mediante applicazione di una percentuale. Pertanto, la definizione di OSC deve avere luogo prima di avviare il processo di selezione e deve pertanto essere puntualmente indicata nel documento che specifica le condizioni per il sostegno a favore del beneficiario (ad esempio, dall’Avviso, Bando, Manifestazione di Interesse).

Per quanto alla definizione del metodo predefinito per l’applicazione di OSC, le lettere b), c) e d) del paragrafo 1 dell’Art. 53 RDC, possono individuarsi le seguenti modalità:

1. un metodo di calcolo giusto, equo e verificabile, basato:
   1. su dati statistici, altre informazioni obiettive o valutazioni di esperti;
   2. su dati storici verificati dei singoli beneficiari;
   3. sull’applicazione delle normali prassi di contabilità dei costi dei singoli beneficiari;
2. progetti di bilancio redatti caso per caso e approvati ex ante dall’organismo che seleziona l’operazione, ove il costo totale dell’operazione non superi 200mila euro;
3. conformemente alle norme di applicazione dei corrispondenti costi unitari, somme forfettarie e tassi forfettari applicabili nelle politiche dell’Unione per tipologie analoghe di operazioni;
4. conformemente alle norme di applicazione dei corrispondenti costi unitari, somme forfettarie e tassi forfettari applicati in meccanismi di sovvenzione finanziati totalmente dallo Stato membro per tipologie analoghe di operazioni;
5. tassi forfettari e metodi specifici previsti dal RDC o dai regolamenti specifici relativi a ciascun fondo o stabiliti sulla base degli stessi.

Metodo di calcolo giusto, equo e verificabile. I requisiti richiesti dalla base regolamentare, per la definizione di un metodo di applicazione delle OSC possono essere così sommariamente definiti:

• Giusto: tale requisito si ottiene definendo un metodo basato su calcoli ragionevoli, basato sulla realtà senza il ricorso a soluzioni eccessive o estreme.
• Equo: nel senso che non deve produrre distinzioni artificiose tra i Beneficiari – eventuali trattamenti differenziati devono basarsi su considerazioni oggettive, ovvero sulle caratteristiche oggettive dei beneficiari.
• Verificabile: ciò si traduce nella possibilità di argomentare circa le basi logiche su cui poggia l’OSC – quest’ultimo elemento è essenziale sotto il profilo della necessità di assicurare la conformità con il principio della sana gestione finanziaria.

In considerazione di quanto alle indicazioni del RDC si può pertanto far ricorso a dati statistici ufficiali, valutazione di esperti e/o se del caso anche a dati storici dei singoli beneficiari, compreso il caso delle normali prassi di contabilità adottate dagli stessi.

Il progetto di bilancio. Il RDC pone un limite per l’applicazione di tale metodo al costo totale dell’operazione interessata: tale importo non deve essere superiore a 200mila euro.

Si tratta di una soluzione praticabile caso per caso, si pensi ad esempio al finanziamento concedibile per l’organizzazione di un seminario.

Il progetto di bilancio, ovvero l’articolazione dei costi necessari per la realizzazione dell’operazione, è valutato ex ante dall’AdG con le stesse modalità applicate nel caso di ricorso al rimborso a costi reali, ma in questo caso sulla base di parametri o livelli massimi di costi quale elemento di confronto per lo meno in relazione ai più rilevanti costi iscritti a bilancio e, inoltre, ove ritenuto opportuno, tali elementi possono essere messi in relazione anche con eventuali requisiti minimi relativamente alla qualità e consistenza degli esiti attesi dall’operazione.

Applicazione di un metodo in uso nel contesto delle Politiche dell’UE o dello “Stato membro”. Il regolamento consente anche la possibilità di metodi che, in quanto pertinenti al caso di specie, siano già in uso nel contesto dell’attuazione delle Politiche dell’Unione (si pensi al caso di Orizzonte Europa) o di Programmi finanziati dallo Stato membro. Condizioni essenziali per l’utilizzo di tale soluzione è che, se del caso, il metodo in questione sia adeguatamente aggiornato. Tale soluzione è applicabile anche nel caso di metodi definiti da regioni diverse da quella che intende applicare il metodo: va da sé che, in questo caso, il metodo di riferimento sia strutturato con riferimenti a dati applicabili al territorio nazionale e non anche alla singola regione – ciò a meno di non procedere limitandosi ad utilizzare la metodologia integrandola con i dati riferentesi al territorio della regione in questione.

Tassi forfettari e metodi specifici previsti dal RDC o dai regolamenti specifici. È importante sottolineare le opportunità offerte dal RDC in merito a OSC applicabili senza la necessità di definire ex ante un metodo. Si tratta in particolare:

• di quanto alle disposizioni di cui all’Art. 54 per i tassi forfettari applicabili per i costi indiretti in materia di sovvenzioni;
• del tasso forfettario per i costi diretti di personale di cui all’Art. 55(1) RDC, ovvero al metodo di cui al par. 2 del medesimo articolo;
• della possibilità di applicare un tasso forfettario a costi ammissibili diversi dai costi diretti del personale.

Il RDC ha, inoltre, ampliato la possibilità di uso di OSC anche al caso di erogazione del contributo dell’Unione agli Stati membri (Artt. 94 e 95 RDC): tale possibilità deve essere prevista dal Programma ove le modalità di riconoscimento del contributo dell’UE sono connesse ad un metodo predefinito e adottato con decisione dalla CE. È importante sottolineare che, così come nel caso di ricorso a metodi già in uso, anche le soluzioni, i metodi adottati in base agli Artt. 94 e 95 possono essere utilizzati al livello inferiore, ovvero applicati dall’AdG ai Beneficiari del Programma.

Per quanto alla possibilità di applicazione di OSC nel caso della concessione di aiuti di Stato, l’unico limite è rappresentato dalle voci di spesa ammissibile individuate dalla base giuridica dell’Unione applicabile. Si tenga presente che il Reg. 651/2014 ha da tempo assunto come praticabile il ricorso a OSC. La versione in vigore del Regolamento prevede infatti all’Art. 7(1) che: «[…] Gli importi dei costi ammissibili possono essere calcolati conformemente alle opzioni semplificate in materia di costi, a condizione che l’operazione sia sovvenzionata almeno in parte da un fondo dell’Unione che consente il ricorso a opzioni semplificate in materia di costi e che la categoria dei costi sia ammissibile a norma della pertinente disposizione di esenzione. In tal caso si applicano le opzioni semplificate in materia di costi previste dalle pertinenti norme che disciplinano il fondo dell’Unione […]».

Infine, i vantaggi del ricorso alle OSC comprendono anche la drastica riduzione del carico amministrativo legato al controllo e agli audit delle operazioni. Infatti, posto che nel caso di applicazione di OSC non si verificano i documenti contabili relativi ai costi sostenuti, le attività di controllo afferiranno esclusivamente a:

1. verifica della corretta definizione della metodologia;
2. verifica della corretta applicazione della metodologia.

Circa la verifica della corretta definizione della metodologia, è opportuno che l’AdG proceda ad un preliminare e informale confronto con l’AdA e ciò per assicurare, ex ante, la correttezza dell’impostazione del metodo: un tale modo di procedere, ancorché non basato su alcuna disposizione regolamentare, consente preliminarmente di evitare errori e facilita in modo significativo le successive attività di controllo.